Algemene voorwaarden en handleiding ouders/verwijzers

Deze handleiding is bedoeld voor ouders, verzorgers en verwijzers die een hulpvraag hebben voor Phylo of al gebruik maakt van de diensten van Phylo. Door het delen van deze handleiding, gaat Phylo er vanuit dat de lezer op de hoogte is van onze voorwaarden, zodat wij deze kunnen handhaven. Aanvullende vragen kunt u het beste stellen aan info@phylo.nl t.a.v. Chantal Vermaire.

Over ons
Onze doelgroep
Phylo biedt in Utrecht, Amersfoort en Amsterdam begeleiding en gespecialiseerde oppas aan kinderen en jongeren die net even een steuntje in de rug kunnen gebruiken. Gedacht kan worden aan kinderen waarbij sprake is van psychische problematiek zoals een autismespectrumstoornis, ADHD, een verstandelijke beperking, hoogbegaafdheid, gedragsproblemen of een negatief zelfbeeld.

Doel
Wij kunnen uw 'lasten' verlichten en uw kind ondersteunen bij bijvoorbeeld het vergroten van het zelfvertrouwen, de sociale vaardigheden en de zelfredzaamheid.

Visie en missie
Wij proberen zo goed mogelijk aan te sluiten bij jullie hulpvraag en de mogelijkheden en behoeften van uw kind(eren). Wij zijn een kleine, jonge en ondernemende organisatie, die erg aan het groeien is! Wij hopen zoveel mogelijk gezinnen te kunnen bereiken die gebaat zijn bij oppas of begeleiding. Het is ons doel om zo betrouwbaar, betrokken, transparant en flexibel mogelijk te zijn.

Onze specialisten
De begeleiders en oppassers zijn universitaire/HBO studenten of recent afgestudeerde (toegepast) psychologen of orthopedagogen. Alle specialisten krijgen ondersteuning van een gezinscoördinator, een ervaren en enthousiaste (ortho)pedagoog. De specialisten maken gebruik van onze uitgebreide handleiding. Daarnaast bieden wij de specialisten groepstrainingen en intervisie-bijeenkomsten aan.

Onze gezinscoördinatoren

Sharella Coster
Pedagoog 
s.coster@phylo.nl 
06 – 38 33 21 58
Bereikbaar: woensdag en vrijdag

Anika Meijer
Orthopedagoog i.o.
a.meijers@phylo.nl
06 – 57 15 16 35
Bereikbaar: woensdag en vrijdag

Werkbegeleider gezinscoördinatoren
Hedwig Scheifes
Psycholoog 

Oprichter en eigenaar
Chantal Vermaire
GZ-psycholoog i.o.
c.vermaire@phylo.nl
06 – 24 50 10 68

De gezinscoördinator
De gezinscoördinator is de spil tussen uw gezin en de specialist. Zij coördineert het gehele traject en coacht de specialist op pedagogisch gebied, waar nodig. Zij voert (telefonisch) het intakegesprek met ouders, is aanwezig bij het kennismakingsgesprek en voert evaluatiegesprekken met zowel de ouders als de specialist. Voor vragen of opmerkingen kunt u altijd even bellen of mailen. Ook als er belangrijke wijzigingen zijn, is het wenselijk om de gezinscoördinator hiervan op de hoogte te stellen. Bijvoorbeeld:

  • Als uw hulpvraag wijzigt
  • Als uw (e-mail)adres of telefoonnummer is gewijzigd
  • Als er klachten zijn over de specialist of over Phylo

Werkwijze
Aanmelden
Aanmelden kan via onze website: www.phylo.nl/aanmelden. Als u al contact met ons heeft gehad per telefoon of e-mail, vragen wij u om alsnog het aanmeldformulier in te vullen via de website. Dit doen wij, zodat we zeker weten dat wij de benodigde gegevens van u hebben.  

Intake
Na uw aanmelding, belt één van onze gezinscoördinatoren u op voor een telefonisch intakegesprek.
Tijdens dit gesprek proberen wij een zo goed mogelijk beeld te krijgen van uw gezinssituatie en hulpvraag. Wij kunnen een samenwerking met u aangaan als:

  • Uw hulpvraag passend blijkt voor Phylo
  • En u een PGB toegekend heeft gekregen voor onze diensten

Wachttijd
Het is lastig om aan te geven wat de precieze wachttijd is voor het plaatsen van een specialist. Het is ons streven om zo snel mogelijk een geschikte specialist te vinden. De wachttijd is afhankelijk van hoe druk het is, maar ook de bereikbaarheid van uw woonplaats, de werktijden en de ernst van de problematiek van uw kind(eren) spelen hierbij een rol. Wij houden op dit moment een wachttijd van drie maanden aan.Wij proberen zo transparant mogelijk te zijn over onze zoektocht, zodat u weet waar u aan toe bent. Neem gerust contact op met de gezinscoördinator als jullie willen weten hoe de aanmelding er voor staat.Zodra wij een geschikte specialist hebben gevonden, nemen wij in ieder geval contact met jullie op. Vervolgens vindt er een kennismakinggesprek plaats bij u thuis.

Uw hulpvraag past niet bij Phylo als:

  • De problematiek van uw kind(eren) te ernstig en/of complex is
  • Tijdens het begeleiden/oppassen de veiligheid van de kinderen en/of de specialisten niet gewaarborgd kan worden
  • Wij helaas geen specialisten kunnen vinden uit uw omgeving, omdat u bijvoorbeeld buiten ons werkgebied woont

Screening specialisten
Het is erg belangrijk dat de specialist past bij uw hulpvraag. Elke specialist screenen wij eerst op basis van hun motivatie en CV. Vervolgens voeren wij een eerste gesprek via Skype. Bij een goede indruk, nodigen wij de specialist uit op onze kantoor voor een selectiegesprek. Tijdens dit gesprek is één van de gezinscoördinatoren aanwezig. Wij stellen kritische vragen over kennis en ervaring en leggen lastige situaties en casuïstiek voor. Daarnaast kijken wij of het karakter van de specialist aansluit bij uw kind(eren) en of hij/zij over de benodigde vaardigheden beschikt. Als wij er een goed gevoel bij hebben, stellen wij de specialist aan u voor en kan er een kennismakingsgesprek bij u thuis worden ingepland.

Studenten en wisselende roosters
Onze specialisten zijn veelal studenten. Wij merken dat zij doorgaans gemotiveerd, flexibel en erg leergierig zijn. Aan de andere kant, hebben wij hierdoor helaas ook te maken met wisselende roosters. Dit maakt wel dat het voor kan komen dat wij een nieuwe specialist moeten zoeken als het rooster van de specialist verandert.  

Het delen van privacy gevoelige informatie
Om een geschikte specialist te kunnen vinden, achten wij het nodig om alvast inhoudelijke informatie over het gezin te verschaffen. Wij noemen de plaatsnaam en schetsen kort de gezinssituatie, waarbij wij de leeftijden van de kinderen, de eigenschappen en de problematiek beschrijven. Wij noemen geen namen en delen (nog) geen adresgegevens.

Kennismaking
Zowel ouders, uw kind(eren), de gezinscoördinator en de specialist zijn bij de kennismaking aanwezig. Tijdens dit gesprek wordt allereerst gekeken of er een klik is tussen uw gezin en de specialist. Het is daarnaast gebruikelijk dat de kinderen (als zij dit willen en durven) een rondleiding geven aan de specialist en hierbij hun kamer, huisdieren of speelgoed laten zien. Verder dient de kennismaking er voor om een hoop vragen aan elkaar te stellen.

Start
Tijdens een positieve kennismaking kan de startdatum alvast worden ingepland. Indien nodig, zullen de (zorg)overeenkomsten (verder) worden uitgewerkt en uitgewisseld.

Relatiebeding
Het is het gezin, behoudens schriftelijke toestemming van Phylo, verboden gedurende de zorgovereenkomst, alsook binnen een tijdvak van zes maanden na beëindiging van de zorgovereenkomst, een zorgovereenkomst aan te gaan met de specialist die voor de werkgever werkzaam is/was. Bij overtreding is bepaald, verbeurt het gezin ten behoeve van Phylo (zonder nadere ingebrekestelling) een dadelijk opeisbare en niet van matiging vatbare boete van € 1.500,00 per overtreding, alsmede een boete van € 200,- per dag of dagdeel dat de overtreding voortduurt, onverminderd het recht van de Phylo om volledige schadevergoeding te vorderen.

Vakantie, ziekte en opzegtermijn  
Vakantie
Zowel het gezin als de specialist worden verzocht om tijdig hun vakantieplannen met elkaar te bespreken. Als jullie er samen niet uitkomen, kunnen jullie dit aangeven bij de gezinscoördinator. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat de oppasser op vakantie gaat, maar u toch een oppasser nodig heeft. Wanneer u dit wenst, kunnen wij op zoek gaan naar een vervangende of aanvullende begeleider/oppasser.

Ziekte
Het kan helaas voorkomen dat de specialist wegens ziekte niet in staat is om te komen werken. Mocht u zelf geen oplossing kunnen vinden, dan kunt u contact opnemen met de gezinscoördinator. Dan proberen wij een vervanger te zoeken. Daarnaast kan het ook voorkomen dat iemand uit uw gezin ziek is, waardoor de specialist niet kan komen. Probeer dit zo snel mogelijk aan de specialist te laten weten.

Opzegtermijn
Zowel het gezin als de specialist kunnen besluiten om de samenwerking stoppen. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat het studierooster van de specialist wijzigt of dat de hulpvraag van het gezin verandert. Wij hanteren een opzegtermijn van één maand voor de specialist. Het gezin heeft geen opzegtermijn. Als de specialist besluit te stoppen, maar de hulpvraag wel blijft bestaan, proberen wij zo snel mogelijk een nieuwe specialist voor uw gezin te zoeken. Hoewel het ons streven is, kunnen wij helaas niet garanderen dat wij binnen één maand een nieuwe specialist kunnen plaatsen.

Facturen en betalingen
De specialisten geven elke maand de gewerkte uren aan ons door. Wij sturen u vervolgens rond de eerste van de maand een factuur.  Het kan voorkomen dat een specialist te laat de uren aan ons doorgeeft. Dan ontvangt u een maand later alsnog een factuur van de gewerkte uren. Vragen of opmerkingen over de facturering kunt u mailen naar administratie@phylo.nl.

Tarief
De actuele tarieven van Phylo staan op onze website: www.phylo.nl/tarieven
Let op: onze tarieven zijn vanaf 1 januari 2019 verhoogd. Het nieuw tarief zal pas ingaan op het moment dat er een nieuwe zorgovereenkomst nodig is of er sprake is van een verlenging.

Waar gaat het uurtarief naar toe?

  • Ongeveer de helft van het tarief gaat naar de specialist, bestaande uit loon, loonbelasting (36,65%), verzekering en eventuele reiskosten.
  • Het organiseren van supervisie, intervisie en trainingen
  • Het kantoor in Utrecht (Grebbeberglaan 15, Utrecht – De Pionier)
  • Loon gezinscoördinatoren (Anika & Sharella), werkbegeleider (Hedwig) en eigenaar (Chantal)
  • Onze website en systeem (mijn.phylo.nl); dit is een op maat gemaakt systeem dat volop in ontwikkeling is, met dank aan Jaap Vermaire
  • Derden; HR afdeling (HR online), Arbodienst (Arbo365) en onze boekhouder (HLB Blomer)
  • Overig; wij zijn bezig om Phylo van een eenmanszaak om te zetten naar een BV. Daarnaast willen wij een HKZ certificaat

Gezinnen met PGB
Als u de diensten van Phylo betaalt vanuit het PGB, kunt u deze factuur uploaden bij de sociale verzekeringsbank (www.svb.nl). U dient uiterlijk voor de 10e van de maand de factuur aan te leveren. Let wel, de factuur kan worden geweigerd als de achternaam van uw kind niet correct is, het BSN-nummer ontbreekt of de SVB de zorgovereenkomst nog niet heeft verwerkt. Op onze site vindt u meer informatie over PGB: www.phylo.nl/aanmelden/persoonsgebonden-budget.

  • U bent verantwoordelijk voor het aanvragen van PGB, het aanleveren van een juiste zorgovereenkomst en het op tijd aanleveren van de factuur bij de SVB. Op de website kunt u altijd de meest recente versie downloaden. Wij denken graag met u mee bij het invullen van deze overeenkomst.
  • Graag zo snel mogelijk contact met ons (administratie@phylo.nl) opnemen als een factuur wordt geweigerd.
  • U bent zelf verantwoordelijk voor het niet overschrijden van het aantal uur (indicatie) die u heeft gekregen. Als u bijvoorbeeld 4 uur per week mag inzetten voor oppas/begeleiding, dient u zelf in de gaten te houden of de begeleider of oppasser deze uren-grens niet overschrijdt.

Wat als ik als ouder/verzorger op vakantie ben en de factuur niet kan indienen?
Ook dan blijft u verantwoordelijk voor het op tijd aanleveren van de facturen, zodat wij onze specialisten kunnen blijven uitbetalen. Wij denken uiteraard graag met u mee (administratie@phylo.nl). Een oplossing zou kunnen zijn dat de specialist de uren eerder of van tevoren aanlevert, zodat de factuur alsnog op tijd kan worden ingediend.

Privacy
Onze privacy statement kunt u vinden op: www.phylo.nl/privacy-statement.